ビジネスを同時進行できる「マルチタスクスキル」とは！？

こんにちは！
Worldhopper の華蓮ナツキです

わたしにはとにかくやりたいことだらけ！
毎日毎日、世界を移動していろんな文化に触れ、いろんな方とお会いする毎日で、もともとがクリエイター思考なので

『わあ！これとこれを組み合わせるとどうなるんだろう？』
『わあ！次はこんなことにもチャレンジしてみたい！』
『これって今やってるプロジェクトの改善に使えるな』
『そっか、あの時にできなかったことはこれを使えば形にできそう！』

毎日アイデアがどんどん湧き出て、形にどんどんしていきたいことだらけですし、実際、23年間、会社に勤めずに、しかも今は3日に一度、住む場所を変えながら個人事業主として仕事をしている身ですから、その業務、やることリストは日々、多岐にわたります

・コンテンツを作ること
・それに伴う、資料の検索、作成
・クライアントさんのフォロー、サポート
・オンラインコミュニティの運営、サポート
・スタッフさんとのやりとり
・宿の検索、手配
・食事の段取り
・旅先で訪ねたいところの検索
・撮影などの段取り
・友人、知人との会食
・アート創作活動　などなど

毎日、どれだけのタスクを一人でこなしてるんだ！というくらい改めて書き出してみるとわたしがいかにマルチタスクタイプの人間であるのか？ということがおわかりいただけるかと思います

マルチタスクとは？

マルチタスクとは、1つのタスクに集中しながら他のタスクの経過も追うことにより、同時に複数の職務を管理する能力のこと

仕事におけるマルチタスクは、複数の作業間を切り替えたり、異なるタスクを素早く次々とこなしていくことを意味します

時流はマルチタスク

【マルチタスク】の反対は【シングルタスク】ということになるわけですが、どっちがいい、悪い、ということではなく人にはタイプがあって、得意、不得意の差があります

ただ、今の時代は情報が流れるスピードが本当に早くなり、またその情報量もなんと現代人の1日の情報量は、「平安時代の人の一生分」と言われるほどに！
日々、情報に接し、それを取捨選択、処理しないといけないということですから、ひとつひとつに丁寧に時間を割いてタスク処理をしていると、そのスピードに追いついていけない
という側面はあるかな？　と思います

ビジネスでいうと、個人起業や副業をされている方は集客、営業、販売、事務管理、これらを一人で同時進行で捌いていかないといけませんから、それに伴うタスクは膨大です

マルチタスクの力を磨くことはある意味時代が求めているスキルとも言えるかもしれません

実はマルチタスクは女性に向いている管理能力⁉︎

ところで女性のほうが男性よりもマルチタスクのほうがなりやすいのはご存知ですか？
男性は原始の時代から、目標に向かって狩りをするという性質を持ち、女性は料理をしながら、色んな話をしながら生活してきたという、ヒトとして、遺伝子に組み込まれてきた進化の背景があります

これをお読みの方で、例えばお子さんを育てているママなら
朝のたった1時間の中でも子どもさんの機嫌をとりながら朝食の支度をし、旦那さんのお弁当を同時進行で作りながら洗濯機を回す
お子さんにごはんを食べさせながら洗濯物を干しながら、お風呂掃除、子どもさんと旦那さんを見送り、自分の身支度を整え出勤

そんな感じで、同時進行でいろんなタスクをこなしてらっしゃるのではないでしょうか？

だから女性のほうがマルチタスクになりやすいし、ビジネスにおけるマルチタスクのスキルも実は女性の方が磨きやすいスキルだとも言われています

マルチタスクのメリット

効率のいい環境を作るために欠かせないマルチタスクには、次のようなメリットがあります

時間の節約

複数のタスクを同時進行で進めることができるので、時間の節約になります

例えば、仕事の場合、電話で顧客と話しながらパソコンで作業し、該当する書類にメモを入力という具合です

それぞれを別々に終わらせる代わりに、短時間で2つのタスクを完了して所要時間を半分に減らせることになります

経費の節約

1人の従業員により多くのタスクを任せられる分、人件費を節約することができるため、会社は優れたマルチタスクスキルを備えた候補者を採用したいと考えています

マルチタスクをこなせる従業員は、会社、企業にとって貴重な存在なのです
個人事業者の場合でもマルチタスクスキルを磨けば、捌ける仕事の量が増えますので、それに比例し売り上げを伸ばすことも可能です

生産性の向上

短時間で多くのことを達成できるマルチタスクは、生産性の向上にもつながります

1日のうちに完了できる仕事が多ければ多いほど、生産性が高まるためです

仕事を先延ばしにしない

マルチタスクでは一度に複数のタスクを完了させることができるので、達成感が高まります

生産性を実感することでモチベーションが上がりタスクに取り組み続けるための推進力となります

マルチタスクスキルの例

マルチタスクに欠かせない、一般的なスキルは下記の4つという風に言われています

• 整理力
• 優先順位付け
• スケジュール管理
• 仕事の割り振り

整理力

マルチタスクスキルを発揮するには、何をいつまでに完了しなければならないのか、正確に把握している必要があります

そのため、1日、1週間、1か月の予定を整理して、タスクの進捗状況を把握することが重要です
また、作業スペースを整理整頓して、必要な書類やメモなどをすぐに見つけられるようにしておくとよいです

PC環境、やファイルも整理して、文書を簡単に検索したり、アクセスできるようにしておきましょう

優先順位付け

時間を有効に使うためには、今の自分がしないといけないことを理解し、重要度に応じてタスクを整理して優先順位を付けることが重要になります

最も簡単な仕事を最初に完了させ、残りの時間をより大きな、複雑なタスクに回すという方法もありますし、期限が厳しい仕事から始めて、重要度の低い仕事を後で終わらせることもできます

どのように優先順位を付けるかにかかわらず、順番を決めることで時間を最大限に活用する能力は、効果的なマルチタスクを行うために必要なスキルです

スケジュール管理

期限を守り目標を達成するために、スケジュールを立てることが大変重要になります

わたしは日々の行動を計画し、予期しないタスクが追加で発生する可能性を考慮しながら、スケジュール通りに進めるために、１週間に1日、なにも予定を入れない予備日を作ってそこで調整するようにしています

仕事の割り振り

スケジュール通りにタスクを完了させるためにだれかの力を借りることも大切なスキルです

仕事を割り振る際には優先順位の高いタスクに集中できるように、スタッフさんたちに小さなタスクをサポートしてもらっています
マルチタスクを上手にこなすには、仕事の量を把握し、自分の時間を確保するための線引きを明確にすることをいつも意識しています

マルチタスクを磨くためには？

わたしはもともとがマルチタスクタイプなのでスムーズにやりやすかったのですが
わたしが、さらに効率的にするにはどうしたらいいだろう？と実際にやってみてよかったなぁと思う方法の一部です

参考になると嬉しいです

1、やることリストを作る
2、気が散る要素を排除する
3、進捗を把握する
4、必要に応じて仕事を割り振る

1.やるべきことのリストを作る

夢の100リストも同じ考えなのですが、1年間でやりたいこと、叶えたいことをスケジュールに落とし込み、それをそらに細分化
夜寝る前に翌日のやることリストをメモしています

そしてそれをスタッフさんにも伝えています

その日に完了させる必要がある作業の明確なリストを準備すること集中して取り組みやすくなります

2.気が散る要素を排除する

気が散る状況では、マルチタスクが難しくなります

集中できる環境を作るようにすると捗りますよ

わたしの場合、耳が良いからか日本語が聴こえてくると、集中しにくく、海外で全然知らない言語だと、どれだけうるさくても気になりません

なので、やはり基本的には海外にいる方が作業はなんでも捗りやすいです

作業スペースの周囲がうるさい場合など、静かな会議室に移動したり、携帯電話の電源を切って、目の届かない場所に置いたり集中力が高まる音楽を聞く　などの方法も良さそうですね

3.進捗を把握する

日中、定期的にそれまで完了したことをチェックして、予定通りに進んでいるか確認しています
予定より遅れている場合は、複数のタスクを切り替えるよりも1つのタスクに集中したほうがいいかもしれません

そんなときはとにかくひたすら集中！気づけば7時間絵を描きっぱなしだった、ということもよくあります

4.必要に応じて仕事を割り振る

タスクに優先順位を付ける際、他の人にお願いできる優先順位の低いタスクがあるはずです

わたしの場合、仕事については、スタッフさんに事務管理のお仕事をお任せしたり、原稿資料集めなどを手伝ってもらったり
家を持っていた時は、料理やハウスキーピングは全てお手伝いさんにお願いしていました

 

1日は24時間、1年は365日

わたしだけ特別な時空で生きているわけではありませんから、やりたいことを形にしていくためにはひとつひとつのプロジェクトをひとつずつやっつけていくのでは追いつきません

時間をうまく活用して、やりたいことにチャレンジして夢を叶えましょうね！